Ét er nemlig, at din nyhed egner sig til pressemeddelelsesformatet, noget andet er, at den skal serveres rigtigt for at øge sandsynligheden for, at den bliver udgivet. Journalister er nogen, der hurtigere end du kan scrolle igennem dit Instagram feed sorterer i hundredvis af pressemeddelelser, der rammer deres indbakke hver dag.
Og det gør nøglesætningen: Tænk i den omvendte trekant til din bedste huskeregel. Konkret betyder det, at du starter med din konklusion (altså serverer din historie allerede i rubrik og underrubrik), dernæst en kort opsummering efterfulgt af fakta, dokumentation og bonusinfo. For nyhedstrekanten gælder princippet, at du præsenterer det vigtigste først og faktuelle oplysninger til sidst. Betragt det som en tragt, der hiver læseren mere og mere ind i historien. Vi skelner mellem ‘need to know’ (det vigtigste) og ‘nice to know’ (fyld – altså det resterende, baggrundsinfo, detaljer mm).
For hvad fælles for dig og mediet er, at både du i dit Instagram feed og pressedamen på sit PR-bord vil fanges fra første øjekast, og dét leder os til din overskrift som første, vigtige step, der skal være sigende for din vinkel, og som du fandt her.
Lad os så komme i gang. Og for at gøre det nemt har vi skrevet denne pressemeddelelsesguide som en … tadaaa: Pressemeddelelse ????????????????????????????
I din header skriver du dato evt. indsætter logo og markerer tydeligt med PRESSEMEDDELELSE
Rubrik: Her skal du skrive en æggende, vækkende og dækkende overskrift – dén vi med journalisttermer kalder for din vinkel
Og her skal du skrive din underrubrik. Den ridser de vigtigste oplysninger op, og er en uddybning af din rubrik. Den besvarer typisk de 5 hv’er: Hvem, hvad, hvor, hvornår og hvordan. Det er vigtigt, at du fanger læserens opmærksomhed, så han eller hun ikke er videre til næste historie. Så svesken på disken med de nye, faktuelle og saglige oplysninger her. Nu er du kommet til brødteksten, og i den har du mulighed for at folde din historie ud med flere detaljer. Brødteksten er typisk brudt op i flere afsnit med underoverskrifter. Her skal du dokumentere din vinkel med data i form af statistikker og analyser.
– Og citater. Hvad siger direktøren om nyheden, for eksempel? Med citater kan du gøre historien levende og nærværende for læseren. Citater skal stå i et afsnit for sig, og der skal ikke være nogen tvivl om, at der er tale om et citat ved brug af indrykning eller ”citationstegn”. En god hovedregel er, at citatet bliver brugt til en reaktion, en følelse eller en analyse, hvorimod brødteksten beskriver fakta, anbefaler Zenia, kommunikationsrådgiver, WeCommunicate.
Her kan du skrive en underoverskrift
I dit næste afsnit kan det være, du går endnu mere i dybden med din vinkel. Vi nærmer os dog afslutningen på din pressemeddelelse, og her til sidst kan du gengive eller skrive mere baggrundsviden eller bonusinfo. Det kan for eksempel være åbningstider eller link til billetsalg. Det er også her, du giver dine kontaktoplysninger, så pressen kan komme i kontakt med dig for yderligere info eller ved spørgsmål. Og husk at tage telefonen med rundt, når du har trykket GO. Det kan være, at de ægte ringer ????
Har du relevant fakta, så oprids gerne i punktform:
- En pressemeddelelse bør ikke fylde mere end én A4-side
- Send den altid afsted i et word-dokument, så journalisten let kan kopiere den over på mediets platforme
- Vedhæft 1-2 gode, relevante billeder i høj opløsning evt. med link til onelinearkiv såsom WeTransfer eller en Sharepointmappe. Tunge billeder i mail er No Go.
- Når du sender din pressemeddelelse, kan du skrive dens rubrik i emnefeltet
- I din følgemail kan du skrive et udpluk af de vigtigste oplysninger, der kort teaser for historien
- Inkludér evt. en faktaboks eller -liste med information om nyheden i selve pressemeddelelsen. Men vær opmærksom på, at faktabokse ikke nødvendigvis kommer med, hvis din historie bliver bragt.
Om-afsnittet
Her er der plads til en kort infotekst om din virksomhed. Det fungerer som baggrundsviden, der fortæller mere generelt om jer.
Her indsætter du et link til billeder: https://wetransfer.com/
Til sidst skal du skrive, hvor journalisten skal henvende sig for yderligere info:
Julie Blumensaat
Wecommunicate
21 25 96 46
hello@wecommunicate.dk
Og så lige dét med sproget…
Vi nævnte det kort her, og pointen var, at din egen begejstring for historien skal holdes tilbage. Pressemeddelelser skal ikke være en lang salgstale med masser af ladede ord eller tekniske termer. Så ligesom at vinklen skal være simpel, skal sproget det også. Hold det neutralt, og husk princippet om at ”show it, don’t tell it”. Lad argumenter, statistik og analyser bakke din historie op.
Bum. Din pressemeddelelse er færdig og klar til udsendelse – næsten…
Der er nemlig lige en lille krølle på halen. Det er sådan, at selvom du skriver en killer pressemeddelelse med styr på nyhedsværdien og bygget op med den omvendte trekant, er der ingen garanti for, at du når igennem pressens lydmur.
Timing kan være altafgørende:
Pressemeddelelser er nemlig ikke kun betinget af, at du har tænkt i nyhedskriterier, og at din opbygning spiller max. Timing spiller nemlig en uhyre stor rolle i forhold til, om din historie bliver bragt.
Andre historier, pludselig breaking news, sygdom, helligdage og andet kan afgøre, om din nyhed rammer forsiden, kommer på tryk, online eller (sorry to say) – nada. Det er altså vigtigt, at du orienterer dig om, hvad der rører sig, når du sidder klar til at udsende din pressemeddelelse. Måske skal du holde igen med din udsendelse netop nu? Eller omvendt gribe momentet, hvis timingen er right for netop din historie.
Prøv med pitch:
Tør du være ekstra proaktiv, giver du derfor også gerne mediet et kald om din nyhed – et såkaldt håndholdt pitch for at gøre dig bemærket. Pitch kan være med til at skabe en relation til mediet, der på sigt også kan komme dig til gode næste gang, du sidder med en historie. Men det må vi hellere tage en anden gang – apropos information overload og at holde sig til én skarp vinkel ????
Så altså, gamet er hårdt, men langt fra umuligt. Husk på, der også sidder en sulten pressemand eller -dame på den anden side. Og arbejdet er det hele værd, når du ser din nyhed florere som earned omtale på mediets platforme.
